איך להוציא חשבונית בצורה הנכונה?

כל בעל עסק חייב להוציא חשבונית בעבור עסקאות שחותם אל מול קהל לקוחותיו.

מטרת ההנפקה הינה ליצור מחויבות של בעל העסק כלפי רשויות המס, וכך לשלם להם את גובה המע"מ שגבה מהלקוח בהתאם לפירוט המצוין בחשבונית המס.

תהליך ההוצאה של החשבונית עשוי להיראות מעט מורכב למי שחדש בתחום, ואנחנו כאן כדי לעשות קצת סדר ולהסביר- איך מוציאים חשבונית בצורה נכונה?

חשבוניות לשכיר

עובד שעוסק בעבודה נוספת מעבר לעבודתו כשכיר, צריך להוציא חשבונית ולדווח לרשות המיסים על ההכנסות שלו. כדי שהתשלום ייגבה בצורה חוקית, על בעל העסק להצהיר על אותן ההכנסות למס ערך מוסף (מע"מ), מס הכנסה וביטוח לאומי. ההצהרה על ההכנסות כרוכה במספר פעולות, ביניהן פתיחת תיק מתאים מול כל אחת מהרשויות, סיוע של יועץ מס או רואה חשבון לטובת ניהול התיקים והגשת דו"חות שנתיים. תהליך הוצאת החשבונית עבור שכיר הינו תהליך בירוקרטי ברובו, אשר דורש גם כן זמן רב והתעסקות רבה. כיום ישנן חברות רבות שמבצעות את כל התהליך עבור מי שאין לו פנאי או חשק להתעסק עם ההנפקה. שירות זה מאפשר לאותם השכירים לעבוד לגמרי כמו עצמאיים, אך להתנהל מול הרשויות כמו שכירים, מה שזוכה גם לכינוי "עצמאי שכיר".

חשבוניות לעצמאים

בקרב העצמאיים, ישנם שני סוגים של בעלי עסק- עוסק מורשה ועוסק פטור. עוסק מורשה נדרש להנפיק חשבונית עסקה (הדרישה לקבל תשלום), קבלה וחשבונית מס. חשבונית המס מודפסת בבית דפוס או במחשב שמותקנת בו תוכנה מורשית, והיא מראש מגיעה בשני עותקים- "מקור" ו"העתק". החשבונית המקורית נמסרת ללקוח, בעוד ה"העתק" נשאר אצל בעל העסק. עוסק פטור, לעומתו, חייב בשני המסמכים הראשונים, אולם הוא לא רשאי להנפיק חשבונית מס. בעל עסק רשאי להנפיק חשבונית מס במקום קבלה\ חשבונית עסקה.

עד מתי ניתן להוציא חשבונית?

ישנם מקרים בהם בעל העסק נדרש להוציא חשבונית מס במעמד העסקה (גם אם טרם התקבלה תמורה), וישנם מקרים בהם בעל העסק יכול לדחות את הוצאת החשבונית לכשהתמורה תתקבל בפועל. ההנחיה משתנה בין היתר בהתאם לסוג האספקה, כך שאם מדובר באספקת שירותים (שירותי ייעוץ, הרצאה וכו'), תידרש הוצאת חשבונית תוך 14 יום מרגע קבלת התשלום מהלקוח לכל המאוחר (אין חשיבות למתי ניתן השירות בפועל). לעומת זאת, במקרה של אספקת סחורה בהיקפים מסוימים, החשבונית תונפק תוך 14 יום מרגע המסירה ללקוח, גם אם בעל העסק טרם קיבל תשלום בעבור הסחורה. למועד הוצאת החשבונית יש חשיבות רבה, מאחר ועל בעל העסק להספיק מאותו הרגע לדווח על העסקה ולהעביר את המע"מ בגינה במועד הגשת הדו"ח הקרוב. לעוסק מורשה שלא בטוח במועד ההוצאה הנדרש, כדאי להתייעץ עם רואה חשבון או לברר את הנושא מול משרדי המע"מ.